Звіт «Витрати автопарку»: розбір по колонках
«Скільки нам коштувала ця машина минулого місяця?» Питання звучить як один рядок. У більшості автопарків відповідь займає день: пальне з одного місця, чеки за сервіс з іншого, оренда й страховка з папки договорів, і підсумкова цифра, яку ніхто не може захистити по рядках.
Звіт «Витрати автопарку» робить той самий день автоматично. Один місяць, один аркуш, один рядок на авто. Ось що відповідає кожна колонка.
Ідентифікація
Номер і Модель. Якщо ваша організація ще й позначає машини внутрішнім номером, поруч з’являється колонка Моб. №. Якщо ви ведете підрозділи, колонка Підрозділ показує, де авто працювало в цьому місяці; авто, перенесене всередині місяця, показує обидва, наприклад «Логістика → Програми».
Пробіг
Км початок, Км кінець, Км усього. Перші дві колонки це показники одометра, з якими місяць відкрився і закрився; третя рахується з них і ніколи не вводиться руками. Вписаний підсумок може розійтися з одометром, порахований не може. Якщо підсумок виглядає дивно, дві цифри поруч одразу показують, у чому справа: пропущена поїздка чи помилка в показнику.
Пальне
Пальне, л і Електроенергія, кВт·год: усе, що залито або заряджено за місяць, кожне у своїй колонці. Літри й кіловат-години ніде не додаються між собою, навіть у рядку підсумків. Колонка електроенергії з’являється лише тоді, коли в автопарку щось заряджали.
Витрата на 100 км: літри (або кВт·год) на сто кілометрів. Так рахують в українському обліку автопарку і в реєстрі шляхових листів, у тих самих одиницях записана норма в картці авто, тож усі три цифри читаються поруч. Менше означає краще. Найважливіше те, як цифра рухається в тієї самої машини від місяця до місяця і як вона співвідноситься з її нормою.
Середня ціна: скільки фактично платили за літр або кВт·год. Рахується за заправками, у яких є ціна, тож заправка, яку ще ніхто не оцінив, не занижує її. У рік, коли ціни рухаються, колонка відділяє «ми більше їздили» від «пальне подорожчало», а це дві різні розмови з фінансистом.
Гроші
Вартість пального: сума, сплачена на заправці чи зарядці.
Заправок без ціни: водій часто фіксує заправку раніше, ніж хтось внесе її вартість, бо рахунку в нього зазвичай немає. Такі заправки рахуються в цій колонці, а їхні клітинки підсвічені. Авто, у якого жодна заправка не має ціни, показує порожню вартість пального, а не нуль, бо нуль виглядав би як справжня сума. Примітка під підсумками каже, скільки таких заправок і де внести ціну.
Ремонт / Сервіс / Страхування: вартість кожного сервісу й мийки цього авто за місяць плюс його частка договорів страхування, прив’язаних до нього: місячний внесок повністю, дванадцята частина річного, разовий платіж, розкладений на строк поліса.
Вартість оренди: якщо на авто є договір оренди, частка договору за місяць, пораховані дні, коли він діяв. Якщо договору немає, а на машині задано добову ставку, ставка множиться на дні, у які авто зробило хоча б одну поїздку. Примітка під підсумками каже, за яким договором порахована кожна оренда.
Загальна вартість: пальне плюс ремонт, сервіс і страхування плюс оренда, по кожному авто. Заради цієї цифри звіт і існує.
Що аркуш каже без окремої колонки
Відсутні рядки. Авто без поїздок, без пробігу й без витрат за місяць у звіт не потрапляє: замість рядка з нулів його просто немає. Авто, яке не їздило, але обслуговувалося, було застраховане чи орендоване, залишається: воно все одно коштувало грошей.
Інша валюта. Договір у доларах чи євро названий у примітці й не додається до підсумків у гривнях, а не перераховується за вгаданим курсом.
Як прочитати звіт за півтори хвилини
Відсортуйте за загальною вартістю й подивіться на перші три рядки. По кожному звірте витрату на 100 км з цим самим авто минулого місяця і з його нормою. Машина, яка дорога тому, що багато їздила, робить свою роботу. Машина, яка дорога при тому самому пробігу, щось вам повідомляє: зношена, її неакуратно експлуатують або вона десь втрачає пальне. Це порівняння і є діагностична цінність звіту, і воно займає хвилину, коли дані структуровані.
Де його взяти
Сформуйте в адмін-панелі за будь-який місяць. Звіт виходить українською або англійською, тож одні й ті самі записи закривають і донорський звіт, і внутрішній без повторного набору.
Depot 17 створено для польових умов: водії фіксують поїздки й заправки з телефона, офлайн, якщо зв’язку немає, а місячні звіти формуються саме з цих записів, а не з таблиці. Зареєструйте організацію та перевірте на власному автопарку.