Облік пального та пробігу для автопарків НУО — без таблиць

В автопарках по всій Україні щомісяця повторюється той самий ланцюжок. Водій цілий місяць заповнює паперовий подорожній лист від руки. Наприкінці місяця бухгалтер розбирає цей почерк, щоб списати пальне. Потім логіст вручну переносить ті самі цифри в таблицю, щоб зібрати звіт. Три людини працюють з одним набором чисел, підсумку не довіряє ніхто, і все це робиться в ніч перед дедлайном.

Розв'язок — не телематичне обладнання. Розв'язок у тому, щоб прибрати повторне перенесення даних.

Чому таблиця — найслабша ланка

Таблиця — чудовий калькулятор і поганий обліковий запис. Зазвичай вона лежить на одному ноутбуку: оновлювати її може лише одна людина, а втрачений ноутбук — це втрачений рік. Таблиця не знає, що таке автомобіль чи водій, тому ніщо не завадить внести ту саму поїздку двічі або поставити одометр менший за попередній. І заповнюють її з пам'яті через кілька днів після події — саме звідти й береться більшість помилок. Не через нечесність, а тому що водій відновлює по пам'яті минулий вівторок.

Ціна цього цілком реальна. Логіст, який щомісяця витрачає один-два дні на зведення пального та пробігу, — це постійна стаття зарплати, а на виході цифра, яку неможливо захистити по рядках, якщо аудитор попросить.

Що насправді треба фіксувати

• Поїздки — дата, водій, авто, маршрут, одометр на початку та в кінці. Пробіг рахується сам, його ніхто не вписує руками, тому він не може розійтися з одометром.
• Пальне та зарядка — літри або кВт·год на зупинку, вартість і показник одометра саме в момент заправки. Останнє поле паперові журнали пропускають — а без нього витрату взагалі неможливо порахувати.
• Підзвітність — хто був за кермом, і підпис пасажира там, де цього вимагає донор.

Усе, що потрібно місячному звіту, виводиться з цих трьох речей. Решта — необов'язкові деталі.

Вносьте з телефона, офлайн

У полі стабільного зв'язку майже не буває, а інструмент, який його вимагає, кидають на першому ж тижні. Застосунок, що працює офлайн, дозволяє записати поїздку взагалі без сигналу: запис зберігається в телефоні й синхронізується сам, щойно машина повертається в зону покриття. Нічого не губиться в зонах слабкого покриття, і нічого не треба тримати в голові до вечора.

Це важливіше, ніж здається. Дані, внесені в момент поїздки, — це факт. Дані, внесені через тиждень, — це оцінка. Офлайн-фіксація переводить місяць з другої категорії в першу.

Перевірки, які папір зробити не може

Коли поїздки та заправки стають структурованими даними, арифметика, виснажлива на папері, робиться автоматично:

• Безперервність одометра — кожна поїздка починається там, де закінчилася попередня. Розрив означає, що якусь поїздку не внесли.
• Витрата на 100 км — літри проти відстані, по кожному авто й періоду. Якщо показник повзе вгору, машина або просить обслуговування, або десь втрачає пальне.
• Заправки проти пробігу — бак, який фізично не міг згоріти на пройденій відстані, видно того ж тижня, а не наприкінці року.

Для комерційного власника це найсильніший аргумент, і його варто сказати прямо: фантомні рейси, злив пального та накручений одометр виживають на папері тільки тому, що ні в кого немає годин перехресно перевіряти чотири тижні рукописів. У системі, яка робить цю перевірку на кожному записі, вони не виживають.

Звіти, які виходять готовими

Оскільки дані структуровані, місячний результат не збирають, а формують: витрати автопарку, дні водіїв, журнал заправок і PDF по кожному авто — українською або англійською. Для програми з донорським фінансуванням це донорський звіт. Для компанії — той самий пакет для списання пального, якого просить бухгалтер. Одні й ті самі записи закривають обидві потреби: водій вносить один раз, на виході два різні документи.

Чого система не робить

Скажемо прямо, щоб не було зайвих очікувань. Depot 17 відповідає на питання «скільки коштує ця машина» з трьох джерел: пальне, вартість, внесена до кожного сервісу й мийки, і — якщо авто орендоване й задана денна ставка — оренда. Звіт «Витрати автопарку» підсумовує всі три по кожному авто за місяць. Чим він не є — так це системою техобслуговування: тут немає нарядів на роботи, немає складу запчастин, немає рахунків від постачальників, а страхування не має власного поля й ділить колонку з тим, що ви внесли як сервіс. Якщо потрібен модуль автомайстерні — це не він; якщо потрібна щомісячна вартість авто, яку можна захистити по рядках, — це саме воно.

Як перейти з паперу, не зупиняючи місяць

Найчастіше запитують не про функції, а про перехід: що робити з місяцем, який уже наполовину записаний від руки. Відповідь проста й нудна — не переносьте історію. Візьміть показник одометра на сьогодні як стартовий, і з завтрашнього дня водії вносять поїздки з телефона. Паперовий місяць закрийте так, як закривали завжди, — востаннє. Перший повний звіт із системи вийде за наступний місяць і відразу буде зіставний сам із собою.

Спокуса «спочатку внесемо півроку назад» зривала більше впроваджень, ніж будь-яка технічна проблема: це тижні роботи, дані все одно відновлюються по пам'яті, а команда вигорає ще до того, як побачить перший корисний звіт. Починайте з чистого одометра.

Друге питання — про водіїв, які «не дружать з технікою». На практиці внесення поїздки — це чотири поля й менше хвилини, тобто швидше, ніж ті самі цифри написати ручкою. Опір зазвичай викликає не телефон, а відчуття контролю — і тут чесніше сказати команді прямо: так, це зробить облік прозорим, і саме в цьому сенс.

Ціна та тріал

Основна ціна: €8 за автомобіль на місяць, без мінімального платежу. Реєстр договорів входить у будь-який платний тариф, а модуль активів коштує залежно від обсягу; подробиці на сторінці тарифів. Дві дороги оплати за однією ціною: річний інвойс банківським переказом (саме він потрібен більшості організацій, щоб пройти закупівельну процедуру) або помісячно карткою. Дата продовження одна на весь акаунт.

Тріал — 2 автомобілі та 1 диспетчер-водій на 30 днів. Два авто, а не одне, — навмисно: на одній машині звіт по автопарку показати неможливо.

Почати

Depot 17 створено для польових умов: поїздки фіксуються офлайн, а звіти виходять саме в тих форматах, які запитують донори та аудитори. Зареєструйте організацію та спробуйте — картка для старту не потрібна.