Списання пального: журнал заправок і виписка з паливної картки

Списання пального — це спершу задача про документи, а вже потім про пальне. Бухгалтеру треба показати по кожному авто й періоду: що куплено, коли, ким і під який пробіг. Три з чотирьох може надати майже кожен автопарк. Четверте — пробіг на момент покупки — саме те, що паперові журнали пропускають, і саме те, завдяки чому все стає перевірним.

Що містить журнал заправок

Один рядок на кожну заправку або зарядку, по всьому автопарку чи по одному місту, відсортовано за датою. Колонки: дата, місто, внутрішній номер, держномер, модель, тип, кількість у літрах або кВт·год, одометр на заправці, вартість, місце й водій.

Літри й кіловат-години підсумовуються окремо. Їх не складають разом, бо сума «літри плюс кіловат-години» не є кількістю чого-небудь.

Поле одометра — це і є сенс усього

Приберіть його, і журнал перетвориться на перелік покупок: ви доведете, що гроші витрачені, але не те, що вони витрачені на їзду. Залиште його — і без жодної додаткової роботи стають можливими три перевірки: витрата між двома сусідніми заправками, чи правдоподібна відстань між ними для купленого обсягу, і чи не сталася заправка в момент, коли машина фізично не могла бути там, де каже чек.

Саме тому водія просять показник біля колонки, а не ввечері. Показник, узятий пізніше, — це оцінка, вбрана у вбрання факту.

Заправки без вартості — і чому їх видно

Рахунок майже ніколи не в руках у водія: організації виставляють оплату пізніше, часто по паливній картці. Тому заправка фіксується з кількістю й одометром, а вартість приходить згодом. Доки її немає, заправка позначена як незакрита: вона враховується в підсумках кількості, не враховується в підсумках грошей, а звіт «Витрати автопарку» підсвічує відповідну клітинку.

Альтернатива — вважати неоцінену заправку такою, що коштувала нуль, — це і є те, як місячна цифра по пальному тихо виходить на десять відсотків нижчою. Краще, щоб вам сказали, що число неповне, ніж упевнено видали неправильне.

Як підставити вартість із виписки по картці

Якщо заправляєтесь по картках WOG, виписка вже знає, скільки коштувала кожна покупка. Вона лише не знає, до якої поїздки та покупка належала. Застосунок водія знає поїздку, виписка знає гроші. Імпорт виписки з’єднує одне з одним і підставляє вартість там, де вона ще порожня.

Працює це як попередній перегляд, ніколи наосліп. У рядку виписки немає ідентифікатора поїздки, тож кожен зв’язок — це припущення, і правила зіставлення навмисно вузькі: неправильна вартість на неправильному авто гірша, ніж її відсутність.

• держномер з виписки має відповідати рівно одному авто, і порівнюються нормалізовані номери — бо і виписки, і бази автопарків змішують кирилицю з латиницею в одному й тому самому номері;
• дата поїздки має бути в межах трьох днів від дати транзакції;
• кількість має збігатися з точністю до пів літра або двох відсотків — береться більший допуск;
• тільки рідке пальне і тільки заправки, де вартість ще порожня;
• один рядок виписки може претендувати на одну заправку, і навпаки.

Усе, що не зійшлося однозначно, повертається людині на рішення, а не вгадується. До підтвердження попереднього перегляду не записується нічого, і вся операція лишає слід в журналі дій.

Що з цього отримує бухгалтер

Вивантаження за період, де в кожного літра є дата, авто, водій, показник одометра й ціна, а будь-яка прогалина видно саме як прогалину, а не розчинена в підсумку. Це і є різниця між списанням, яке витримує питання, і списанням, з якого починається суперечка.

Одна звичка, від якої все залежить

Просіть одометр біля колонки, щоразу, з першого дня. Це єдине поле, яке пропускають, коли поспішають, і єдине поле, від якого залежить усе далі за ланцюжком. Коли звичка є, звіти збираються самі; коли її немає — у вас дуже охайний перелік чеків.

У Depot 17 водій фіксує заправку з телефона менш ніж за хвилину, за потреби без зв’язку, а з цих записів виходить журнал заправок і пакет для списання пального. Зареєструйте організацію та перевірте на місяці реальних даних.