Як провести інвентаризацію техніки за одну днину і що робити з тим, що не знайшлося

Інвентаризація проста ідея, яку відкладають роками: порівняти те, що реєстр каже про вашу власність, з тим, що справді стоїть на полицях. Раз на рік або після переїзду офісу для невеликої організації це одна днина. Якщо не робити її ніколи, реєстр розходиться з реальністю, поки йому не перестають вірити, а тоді ним не користується ніхто.

Перед початком

• Спершу наведіть лад у реєстрі. Об'єднайте дублікати, позначте те, що вже списано, і переконайтеся, що в кожної речі є інвентарний номер і місце.
• Визначте обсяг. Одна кімната, один офіс чи все. Для першого разу цілком досить одного місця.
• Заморозьте переміщення. Під час підрахунку ніхто не носить техніку між кімнатами, інакше підрахунок жене сам себе.
• Призначте двох, хто рахує. Один із них не має бути відповідальним за це місце.
• Підготуйте список по місцях. Ті, хто рахує, ходять зі списком у руках, а не зі спогадом про те, що там мало бути.

Рахуйте по місцях

Ідіть від кімнати до кімнати й звіряйте серійний номер, а не назву: «чорний ноутбук» підходить до трьох речей. Відмічайте те, що знайшли там, де каже список. Зафіксуйте стан, якщо він змінився. Усе, що знайшли, але чого немає в списку, записуйте окремо як є, із серійним номером, якщо він є.

Три види розбіжностей

Коли обхід закінчено, кожна розбіжність потрапляє в одну з трьох груп, і кожна вимагає іншої реакції:

• Бракує: є в списку, не знайдено. Запитайте відповідальну особу, перевірте інші кімнати й дайте кілька днів, перш ніж визнати втраченим.
• В іншому місці: знайдено, але не там, де вказано в реєстрі. Найпростіший випадок: виправте місце й зазначте, чому воно змінилося.
• Лишок: знайдено, але в реєстрі немає. Хтось купив, отримав у подарунок або річ помилково списали. З'ясуйте й зареєструйте, або дізнайтеся, чия вона.

Закрийте звітом

Інвентаризація без письмового результату це прогулянка офісом. У звіті має бути сказано, коли її проведено, де, хто рахував, скільки речей очікувалось і скільки знайдено, а також кожна розбіжність із поясненням і рішенням: знайдено пізніше, місце виправлено, зареєстровано як нове або списано з причиною. Зберігайте звіт разом із реєстром. Наступна інвентаризація починається з нього.

Для бухгалтерського обліку інвентаризацію активів і зобов'язань регулює Положення, затверджене наказом Міністерства фінансів № 879 від 02.09.2014: воно визначає, коли інвентаризація обов'язкова і як її оформлюють. Ця стаття про практичний підрахунок, а не про обов'язковий графік, тому графік узгодьте з бухгалтером.

Як часто

Звичайний ритм: раз на рік для всього реєстру та ще один підрахунок для місця після кожного переїзду чи зміни відповідальної особи. Дорогу або легку до винесення техніку, як-от ноутбуки й телефони, варто перевіряти частіше, ніж столи й стелажі: швидкий підрахунок однієї полиці займає хвилини й знаходить проблему, поки вона ще мала.

Те, що рахують кількістю

Кабелі, мишки й зарядки не відстежують по одній. Для них підрахунок це число по місцю, порівняне з числом, якого очікують записи, і різниця теж число: на складі бракує трьох зарядок. Той самий звіт, те саме рішення, але відповідь це кількість, а не статус.

Коли таблиця перестає допомагати

Таблиця може тримати список, але обхід, три види розбіжностей і звіт щоразу робляться вручну. У Depot 17 інвентаризація це сесія для місця: список відкривається для підрахунку, кожну річ позначають як знайдену, відсутню чи в іншому місці, лишки додають, а кількості рахують проти того, чого очікує облік. Підсумковий звіт перелічує кожну розбіжність і сам нічого не змінює: що робити з кожною, вирішуєте ви, а відсутню річ списують із причиною та, якщо ви налаштували ланцюг погодження, з погодженнями. Докладніше: що вміє модуль активів.

Джерело: наказ Міністерства фінансів України № 879 від 02.09.2014 (Положення про інвентаризацію активів та зобов'язань). Стаття - практичний огляд, а не юридична чи податкова консультація.