ТТН: як вести товарно-транспортну накладну в телефоні

ТТН — товарно-транспортна накладна — їде разом із вантажем. На папері вона губиться, її розмиває дощем на розвантаженні, а потім вона три тижні лежить у бардачку, поки водій наступного разу не заїде в офіс. Кожен із цих випадків — це затримка виставлення рахунку. І лікуються вони одним і тим самим: документ фіксують у момент підписання, а не тоді, коли машина повернулася.

Спершу чесно

Це не електронна ТТН у юридичному сенсі, і купувати це як е-ТТН не треба. Паперовий документ залишається рівно таким, якого вимагає ваша бухгалтерія. Змінюється інше: фотографія підписаного оригіналу існує вже за хвилину після підпису, прикріплена до конкретного завдання на доставку, і в усіх, кому вона потрібна, вона є одразу. Папір їде в бухгалтерію своїм темпом — просто бізнес більше на нього не чекає.

Фотографуйте затверджений паперовий документ

Найпростіший надійний спосіб — той, що витримує зустріч зі справжніми водіями: водій фотографує багатосторінкову ТТН на власний телефон, прямо всередині завдання на доставку. Без сканера, без окремого застосунку, без повернення в офіс. Знімки прикріплюються до цієї доставки й одразу видно диспетчеру.

Наполягати саме на фото, а не на введенні даних руками, варто через приживлюваність. Водій на рампі під дощем сфотографує. Заповнювати вісім полів він не буде. Будь-яка система, що вимагає другого, тихо перестає використовуватись на третьому тижні — і ви повертаєтесь до паперу, навіть не помітивши.

Відстежуйте доставку, а не лише папір

• Ланцюжок статусів — призначено, завантажено, в дорозі, доставлено. Кожен перехід із GPS-міткою та часом, тож на питання «де вантаж» є відповідь без дзвінка водієві.
• Підтвердження доставки — отримувач підписує на телефоні водія або дистанційно за спільним посиланням, якщо підписати на місці нема кому.
• Трекінг-посилання для отримувача — приймальна сторона відкриває посилання й бачить статус сама. Це прибирає з дня диспетчера цілий клас телефонних дзвінків.
• Звіти — доставки за проєктом і періодом, із документами, прикріпленими до кожного рядка.

Чого система свідомо не робить

Вона не оптимізує маршрути. Немає алгоритму, який перебудує порядок зупинок чи побудує найкоротше коло, — і ціна це відображає. Позиція тут — документування доставки: що везли, хто, коли приїхав, хто розписався і де лежать папери. Якщо ваше вузьке місце — побудова маршруту, правильна покупка це маршрутизатор, і це не він. Якщо ваше вузьке місце в тому, що ніхто не може знайти ТТН на рейс 4412, — це саме воно.

Сказати про це прямо дешевше для обох сторін, ніж змарнований тріал, тому воно написане тут, а не заховане в дрібному шрифті.

Кому це потрібно

Двом групам, з однаковим вузьким місцем із різних причин. Комерційним перевізникам підписана накладна потрібна, щоб виставити рахунок, тож накладна, що застрягла в кабіні, — це невиставлена виручка. Організаціям із донорським фінансуванням потрібен запис про доставку за проєктом і періодом, бо саме це йде у звіт. Обидві чекають на одну й ту саму фотографію.

Як це поєднується з рештою обліку

Диспетчеризація — це модуль поверх обліку автопарку, а не окрема покупка у власному силосі. Ті самі авто й ті самі водії обслуговують і те, і те: поїздка, якою привезли рейс 4412, — це та сама поїздка, що спалила пальне, і обидві потрапляють в одні місячні звіти. Саме в цьому практична різниця з окремим диспетчерським інструментом: вам не доводиться зводити дві системи, які не згодні між собою, який фургон що робив.

Що змінюється в дні диспетчера

Вимірювана різниця — не фотографія, а дзвінки, які припиняються. Ранок диспетчера зазвичай іде на три питання по колу: де машина, чи розвантажили, де підписана накладна. Тепер на всі три є відповідь, яку може подивитися хтось інший: у отримувача є трекінг-посилання, ланцюжок статусів показує положення, накладна прикріплена до завдання. Диспетчеру залишається робота, яка справді потребує людини: перепризначити рейс, коли машина зламалася, і розібратися з тією однією доставкою з двадцяти, де справді щось пішло не так.

Друга зміна помітна в бухгалтерії. Рахунок виставляють не тоді, коли водій нарешті довіз папір, а того ж дня, коли отримувач розписався. На двадцяти рейсах на місяць це зсуває надходження на тижні вперед — без жодного нового продажу.

Ціна

€8 за диспетчера-водія на місяць, така сама ціна, як за автомобіль, без мінімального платежу. Посеатові диспетчерські продукти з оптимізацією маршрутів починаються в кілька разів дорожче, і ця різниця — не знижка, а відсутній оптимізатор. Ви платите за слід документів.

Що перевірити на першому тижні

Впровадження ламається не на функціях, а на дрібницях, тож перший тиждень варто присвятити трьом перевіркам. Перша: чи читається фотографія накладної, зроблена в реальних умовах — у сутінках, під дощем, у кабіні. Якщо ні, проблема не в системі, а в тому, що водій знімає з руки на ходу, і лікується це однією розмовою.

Друга: чи справді отримувачі відкривають трекінг-посилання. Якщо не відкривають, дзвінки нікуди не діються, і сенс губиться — посилання треба класти в те повідомлення, яке отримувач і так читає. Третя: чи закривають водії статус «доставлено» на місці, а не ввечері гуртом. Статус, проставлений заднім числом, знецінює GPS-мітку, заради якої все й робилося.

Спробувати

Тріал — 2 автомобілі та 1 диспетчер-водій на 30 днів: цього достатньо, щоб призначити справжнє завдання, дати водієві сфотографувати справжню ТТН і надіслати трекінг-посилання справжньому отримувачу. Зареєструйте організацію та проведіть одну доставку від початку до кінця — тільки такий тест дійсно щось показує.