Облік кабелів, зарядок та інших витратних матеріалів: кількість, мінімальний залишок і без таблиці

У кожному офісі є шухляда з кабелями, зарядками, батарейками та мишками, і ніхто не знає, що в ній лежить, доки комусь не знадобиться річ, а її немає. Реєстр, зроблений для ноутбуків, тут не допоможе: у тридцяти однакових USB-кабелів немає серійних номерів, і вигадувати їх не варто. Для витратних матеріалів потрібен інший запис, і він простіший за той, що для техніки.

Рахуйте кількість, а не кожну річ

Річ із серійним номером відстежують окремо: у кого вона, де стоїть, коли видана. Витратний матеріал відстежують як число. У записі так: зарядка type C, комора, дванадцять штук. Перенесли п'ять у другий офіс, і запис показує сім тут і п'ять там. Більше нічого не потрібно, і більше нічого не варто вводити.

Те саме правило зберігає реєстр читабельним. Тридцять кабелів це один рядок у списку складу, а не тридцять рядків у реєстрі техніки, тож реєстр справжнього обладнання лишається достатньо коротким, щоб його можна було перевірити за одну днину.

Два види запасів

• Витратні: папір, батарейки, ручки, коробка рукавичок. Видали, і речі немає. Запис лише зменшується, а питання в тому, як швидко.
• Із поверненням: запасна зарядка, подовжувач, пульт від проєктора. Річ на певний час залишає комору й повертається. Запис має показувати, що вона видана, а не що її немає.

Змішування цих двох видів найчастіша причина хибного списку. Якщо речі з поверненням списують, коли їх видали, то в реальності кількість зростає, а на папері падає, і перша інвентаризація знаходить полицю речей, яких за списком не існує.

Мінімальний залишок

Найкорисніше число у списку складу це не кількість, а рівень, нижче за який треба діяти. Задайте його раз для кожної позиції: три зарядки, дві пачки паперу, десять батарейок. Коли кількість падає нижче, рядок у списку змінює колір. Цього достатньо для попередження в невеликій організації. Це не обов'язково сповіщення, лист чи процес погодження. Це має бути видно тому, хто відкриває список у понеділок вранці.

Обирайте рівень за тим, скільки часу треба, щоб отримати більше, а не за тим, скільки ви любите тримати. Якщо доставка займає два тижні, а ви витрачаєте чотири батарейки на тиждень, рівень вісім, плюс кілька на випадок, коли нікому було замовити.

Де саме, а не лише скільки

Загальна кількість сорок кабелів нічого не варта, якщо тридцять із них у головному офісі, а в польової команди немає жодного. Записуйте кількість по місцях: комора, офіс, польова база, аптечка в авто. Коли річ переходить з одного місця в інше, це фіксується, і обидва числа змінюються разом. Тоді нестача видна там, де вона виникає, а не наприкінці кварталу.

Іноді звіряйте числа

Облік розходиться з реальністю. Хтось узяв дві зарядки й не записав, коробка опинилась не в тій кімнаті. Раз чи двічі на рік порахуйте одне місце й порівняйте із записом. Розбіжність це теж число: не вистачає трьох зарядок. Вирішіть, що з нею робити, виправте запис і зафіксуйте причину. Дивіться як провести інвентаризацію.

Чого тут немає

Список складу показує, що у вас є і де, і попереджає, коли запас малий. Він нічого не замовляє за вас і не веде постачальників та заявки на закупівлю. Якщо ваша проблема в закупівлях, це інший інструмент. Якщо проблема в тому, що ніхто не знає, що лежить у шухляді, цього достатньо.

Як це виглядає в Depot 17

У модулі майна речі, що рахуються за кількістю, ведуться в окремому списку складу поряд із реєстром техніки. Кожен тип має одиницю виміру, кількість по місцях, вибір між витратним і таким, що повертається, та мінімальний залишок: коли запас падає нижче, рядок червоніє. Тип складської позиції рахується як одна позиція, скільки б штук ви не мали: тридцять кабелів це одна позиція, і це важливо для ціни модуля. Дивіться що вміє модуль майна і ціни.

Стаття - практичний огляд, а не юридична чи податкова консультація. Облік малоцінних предметів залежить від облікової політики вашої організації: узгодьте його з бухгалтером.