Дати в договорах, що коштують грошей: строки повідомлення, автопролонгація та страхування авто

Організації рідко втрачають гроші на договорі в рік підписання. Вони втрачають їх на продовженні, яке ніхто не помітив: оренда офісу, що поновилася ще на рік, договір на обслуговування, за яким і далі виставляли рахунки, страховка, що закінчилася в п'ятницю. Причина в усіх трьох однакова. Дата, яка мала значення, була записана в договорі в шухляді, а жоден календар про неї не знав.

Кінцева дата це не та дата, що має значення

Більшість договорів, які можна припинити, вимагають попередження. Якщо оренда закінчується 31 грудня і потрібне повідомлення за дев'яносто днів, то діяти треба на початку жовтня, а не в грудні. Саме цю дату й треба відстежувати: кінцева дата мінус строк повідомлення. Реєстр, що зберігає лише кінцеву дату, попереджає тоді, коли вже пізно щось робити.

Три види продовження

• Визначений строк: договір просто закінчується. Ризик у тому, щоб лишитися без послуги, яка ще потрібна.
• Автопролонгація: договір переходить на новий строк, якщо ви не повідомили вчасно. Це найнебезпечніший вид, бо бездіяльність означає рішення платити за ще один період.
• Безстроковий: кінцевої дати немає, тож нагадування стає періодичним переглядом: чи це ще варте своїх грошей?

Що записувати про кожен договір

• контрагент і контактна особа;
• що він охоплює: авто, приміщення, послугу;
• номер і тип договору;
• дата початку, кінцева дата і строк повідомлення, а також вид продовження;
• сума і як часто її сплачують;
• хто у вашій організації відповідає за нього;
• копія підписаного документа, прикріплена до запису.

Страхування авто теж договір

Обов'язкове страхування цивільно-правової відповідальності потрібне власникам автотранспорту в Україні, а поліс, що закінчився, часто виявляють у найгірший момент: під час зупинки на дорозі або після аварії. Це договір із найпередбачуванішою датою і найдорожчою несподіванкою, тож йому місце в тому самому реєстрі, що й оренді та договорам обслуговування, з тим самим нагадуванням.

Скільки нагадувань достатньо

Два. Перше приходить достатньо рано, щоб щось зробити: переглянути умови, шукати альтернативу, надіслати повідомлення. Розумне значення за замовчуванням: шістдесят днів до дати, коли треба діяти. Друге приходить ближче до кінця, щоб змусити ухвалити рішення: десять днів. Більше стає шумом, а шум ігнорують. Обидва мають відлічувати до дати, коли треба діяти, а не до кінця договору.

Приклад

Оренда офісу закінчується 31 грудня й вимагає повідомлення за дев'яносто днів. Дата, коли треба діяти, це 2 жовтня. За шістдесят днів до неї, 3 серпня, ще є час поговорити з орендодавцем або оглянути інші приміщення. За десять днів, 22 вересня, повідомлення треба вже складати й підписувати. Пропустіть друге нагадування, і оренда поновиться ще на рік на старих умовах.

Три звички, що вбивають реєстр

• Зберігати лише кінцеву дату. Вона попереджає, коли вікно для повідомлення вже закрите.
• Тримати реєстр на ноутбуці однієї людини. Він перестає працювати в день, коли ця людина відсутня.
• Лишати підписану копію в шухляді. Коли настає суперечка, реєстр називає дату, але не може показати пункт договору.

Де таблиця перестає працювати

Таблиця зберігає дати, але нікого не попереджає. Вона працює, доки єдина людина, яка її відкриває, не піде у відпустку. У Depot 17 реєстр договорів має три вигляди: авто, приміщення та інше, і в кожного договору є вид продовження і строк повідомлення. Два нагадування надходять на пошту за шістдесят і за десять днів до дати, коли треба діяти, відповідальній особі та власникам акаунта. Підписана копія прикріплюється до запису, договір страхування сам веде дату страхування авто, а таблицю наявних договорів можна імпортувати, і її перевіряють цілком, перш ніж щось зберегти. Дивіться модуль договорів і у яких тарифах він доступний.

Стаття - практичний огляд, а не юридична чи податкова консультація. Строки повідомлення і умови продовження визначає кожен договір: читайте свій.