Звіт «Дні водіїв»: що таке день за кермом і кому він потрібен

Одне й те саме питання про водіїв ставлять двоє дуже різних людей, і обом потрібен один і той самий аркуш. Бухгалтерії потрібні дні за кермом, бо польова надбавка зазвичай платиться за день, а не за годину. Донору потрібні дні за кермом, бо водія, віднесеного на програму, треба чимось підтвердити. І жодного з них не влаштує табель, який хтось заповнив по пам’яті наприкінці місяця.

Визначення, сказане прямо

День за кермом — це будь-яка календарна дата, у яку водій завершив хоча б одну поїздку.

Це визначення надруковане в самому звіті під заголовком, і варто розуміти, чому воно саме таке. Не години — бо в польовій роботі ніхто надійно не фіксує початок і кінець зміни. Не поїздки — бо водій, який зробив шість коротких рейсів за день, не відпрацював шість днів. Це дата з доказом — найменш спірна одиниця з доступних, і та, яку по рядках можна звірити з поїздками, якщо хтось попросить.

Перший аркуш: зведення

Один рядок на водія, а в ньому:

• Водій і телефон — номер телефона є ідентичністю, з якою працює застосунок водія, тож рядок завжди можна звести до конкретної людини й конкретного пристрою;
• Авто — скільки різних машин водій використав за місяць; часто саме ця колонка першою натякає, що графік працює не так, як усі вважають;
• Днів за кермом — той самий підрахунок, і саме цю колонку читає бухгалтерія;
• Поїздки — скільки завершених поїздок було в ці дні;
• Усього км і середнє за поїздку — разом вони відділяють роботу на дальні відстані від щільної міської, а це різні гроші й різне планування.

Надбавка, порахована як дні за кермом, помножені на денну ставку, береться просто з цього аркуша — без проміжної таблиці.

Далі — по аркушу на кожного водія

У кожного водія є власна вкладка з поїздками, які стоять за його цифрами: дата, авто, маршрут, кілометри, час виїзду й повернення. Календарні дні підсвічені, і день із кількома поїздками видно як один день, що просто містить три рядки, — а це рівно те питання, яке виникає в перевіряльника, коли він уперше бачить зведення.

Саме ця частина закриває суперечки. Коли водій вважає, що відпрацював більше днів, ніж показує зведення, відповіддю є не дискусія, а його власна вкладка з поїздками, які він сам вніс зі свого телефона.

Звідки беруться цифри

Нізвідки, крім поїздок, які внесли самі водії. Немає окремого модуля обліку присутності, який треба тримати синхронним, немає другого місця, де той самий факт вводять іншим способом, — а отже, немає й можливості, щоб ці двоє розійшлися. Поїздка, внесена офлайн у полі у вівторок, стає днем за кермом тієї миті, коли синхронізується.

Саме ця властивість — одне джерело — робить звіт таким, що його можна захистити. Будь-яку цифру в ньому можна довести до конкретної поїздки, на конкретному авто, конкретної дати.

Практична примітка про неповні місяці

У водіїв, які прийшли або пішли всередині місяця, просто менше дат із поїздками — нічого не треба пропорційно перераховувати руками. Водії, які за період не зробили жодної поїздки, у звіті не з’являються. Зазвичай це правильно, а іноді — корисна несподіванка: водій, якого ви очікували побачити й не побачили, — це питання до графіка, яке краще поставити того ж тижня, а не наприкінці кварталу.

Де його взяти

Сформуйте за будь-який місяць в адмін-панелі, українською або англійською, чи отримуйте за розкладом разом з рештою місячного пакета. Він стоїть поруч зі звітом «Витрати автопарку» та журналом заправок, і всі три будуються з тих самих записів про поїздки.

Depot 17 дає водіям застосунок, що працює офлайн, а офісу — звіти, які з нього виходять. Зареєструйте організацію та проведіть один місяць.