Акт видачі техніки: що записати, коли ви передаєте працівникові ноутбук
Рано чи пізно кожна організація питає про ноутбук, телефон або електроінструмент: у кого він зараз? Акт видачі це короткий документ, який відповідає на це питання. У ньому сказано, хто що отримав, коли і в якому стані, і його підписують обидві сторони. Без акта єдиним записом лишається фраза «я комусь віддав навесні».
Чи є обов'язкова форма?
Для видачі техніки працівникові всередині організації стандартної форми не встановлено. Після Закону № 3565-VI від 05.07.2011 організація може розробити власні первинні документи, якщо в них є реквізити зі статті 9 Закону про бухгалтерський облік та фінансову звітність: назва документа і дата, назва організації, зміст і обсяг операції, посади й підписи відповідальних осіб. Акт видачі з полями нижче цю перевірку проходить.
Чи має працівник додатково підписувати договір про матеріальну відповідальність, це окреме питання, для вашого юриста та для правил донора чи материнської компанії. Сам акт це запис про те, що передано, а не заміна такого договору.
Що має бути в акті
- номер і дата, а також місце складання;
- хто видає техніку і хто отримує, з посадами;
- для кожної речі: що це (марка й модель), ваш інвентарний номер, серійний номер;
- комплектація: зарядка, чохол, кабелі, ліцензійний ключ;
- стан на момент видачі: нова, була в користуванні, подряпаний екран, немає клавіші;
- чи видача постійна, чи на строк, і з якою метою;
- підписи обох людей і місце, де зберігається підписаний оригінал.
Нумеруйте акти
Саме номер дає змогу згодом знайти акт. Ведіть одну послідовність для видач і окрему для повернень, ніколи не використовуйте номер повторно і не перенумеровуйте заднім числом. Рядок у таблиці не є номером: рядки зсуваються, щойно хтось відсортує аркуш.
Повернення теж акт
Техніка, що повертається, заслуговує на таку саму увагу, як і та, що виходить. Акт повернення повторює річ, серійний номер і стан та фіксує, що змінилося. Ноутбук, що пішов із чистим екраном, а повернувся з тріщиною, це саме той випадок, коли різницю треба записати, поки обидві людини в одній кімнаті.
Вважайте повернення частиною звільнення: до останнього робочого дня все зі списку людини повертається або пояснюється. Те саме з переміщенням техніки між офісами: короткий акт зі старим місцем, новим місцем і датою тримає розташування в реєстрі правдивим.
Як виглядає добрий запис
Lenovo ThinkPad L14, інвентарний номер INV-0042, серійний номер PF3X12345, із зарядкою 65 Вт і чохлом. Стан: без пошкоджень, окрім подряпини на кришці. Видано в постійне користування координаторці проєкту. Один такий рядок відповідає, хто, що, яке саме, у якому стані і на який строк. Порівняйте з «ноутбук, Анна»: така фраза не розв'яже жодної суперечки.
Три помилки, через які акт марний
- Лише модель, без серійного номера. Три однакові ноутбуки зливаються в один.
- Один підпис. Акт, підписаний тільки тим, хто видає, нічого не доводить щодо того, що отримав працівник.
- Комплектацію не вказано. Зарядка стає предметом суперечки під час повернення.
Де папір перестає працювати
Для п'яти ноутбуків вистачає теки з підписаними аркушами. Коли речей п'ятдесят, а людей тридцять, трапляються три речі: пошук підписаного акта за одним серійним номером вимагає перегортати всю теку, відповідь на «що зараз у цієї людини» складається вручну зі стосу аркушів, а повернення забувають, бо ніщо про них не нагадує.
У Depot 17 акт створюється з реєстру. Акти видачі та повернення мають власні номери, друкуються як акт формату A4 з іменами обох сторін і підтверджуються так, як ви оберете: підписом на папері зі скановою копією пізніше або підписом на екрані. У кожної речі лишається історія власників, а картка людини показує, що вона тримає зараз. Докладніше про можливості модуля активів та про те, у яких тарифах він доступний.
Джерела: Закон України № 3565-VI від 05.07.2011; Закон про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні, стаття 9. Стаття - практичний огляд, а не юридична чи податкова консультація.