Подорожній лист: чи обов'язковий у 2026 році і зразок заповнення
Подорожній лист досі лишається головним документом, за яким більшість автопарків в Україні обліковує пробіг і пальне. І досі навколо нього багато застарілих порад. Нижче: який його статус у 2026 році, що в ньому має бути і як його заповнити поле за полем.
Чи обов'язковий подорожній лист?
Ні. Обов'язковість скасував Закон № 3565-VI від 05.07.2011, а обидві типові форми (№ 3 для службового легкового автомобіля і № 2-ТН для вантажного) скасовано наприкінці 2013 року. Нових типових форм так і не затвердили. Лишилася практична потреба: коли пальне списують, треба показати, що авто справді їздило, і подорожній лист досі найпоширеніший спосіб це підтвердити.
Тож підприємство саме вирішує, чи вести подорожні листи і в якій формі. Якщо вести, форму затверджують наказом про облікову політику, і далі це звичайний первинний документ.
На практиці в наказі варто зафіксувати чотири речі: зразок форми як додаток, хто видає лист водієві й приймає його після зміни, хто перевіряє показники одометра і пального, і де зберігаються заповнені листи. Тоді на запитання перевіряльника є одна відповідь, а не три різні.
Обов'язкові реквізити
Власна форма є повноцінним первинним документом, якщо містить реквізити зі статті 9 Закону про бухгалтерський облік та фінансову звітність:
- назву документа і дату складання;
- назву підприємства;
- зміст і обсяг господарської операції: маршрут, пробіг, пальне;
- одиниці виміру: кілометри, літри;
- посади й підписи відповідальних осіб.
Зразок заповнення: поле за полем
- Шапка: організація, код ЄДРПОУ, підрозділ, номер листа і дата.
- Авто і водій: марка й модель, державний номер, гаражний номер, ПІБ водія і номер посвідчення.
- Одометр: показник при виїзді і при поверненні. Пробіг за день - це різниця між ними, а не окрема цифра «на око».
- Пальне: залишок при виїзді, заправлено за день, залишок при поверненні. Витрата виводиться з цих трьох чисел.
- Маршрути: окремий рядок на кожну поїздку: час виїзду й прибуття, звідки, куди, мета, пробіг.
- Підписи: водій, той, хто випустив авто на лінію (механік або диспетчер), і керівник.
Готовий бланк саме з такими блоками, в Excel і PDF для друку, безкоштовно лежить на сторінці бланка подорожнього листа. Перед затвердженням адаптуйте його під свій порядок роботи.
А норми витрат пального?
Роками пальне списували за Нормами витрат палива Мінтрансу № 43 від 10.02.1998. Ці норми скасовано наказом Мінінфраструктури № 1011 від 02.11.2023, а нових загальнодержавних норм відтоді не затверджено. На практиці підприємство встановлює власні норми витрати для кожного авто, затверджує їх внутрішнім документом і звіряє з ними подорожні листи. А коли накопичиться кілька місяців даних, корисніше порівнювати кожне авто з його ж історією, а не з цифрою з таблиці.
Помилки, які коштують найдорожче
- Розриви одометра. Кожен день має починатися з того показника, яким закінчився попередній. Розрив означає поїздку, яку ніхто не записав.
- Заповнення в кінці тижня. Лист, заповнений з пам'яті, - це оцінка, і виглядає він відповідно.
- Пробіг вписаний, а не порахований. Якщо пробіг не збігається з двома показниками одометра, документ суперечить сам собі.
- Немає показника одометра на заправці. Без нього витрату пального неможливо перевірити взагалі.
Коли папір стає вузьким місцем
Для одного авто папір працює. Коли авто десять, хтось щомісяця витрачає дні, щоб розібрати почерк і передрукувати все в таблицю, а перевірки з попереднього розділу роблять рідко або не роблять зовсім. Depot 17 переносить той самий подорожній лист у телефон водія: поїздки, одометр і заправки вносять на місці, навіть без зв'язку, а перевірки спрацьовують на кожному записі. Місяць закінчується вже готовими звітами. Докладніше про можливості.
Джерела: Закон України № 3565-VI від 05.07.2011; Закон про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні, стаття 9; наказ Мінінфраструктури № 1011 від 02.11.2023. Стаття - практичний огляд, а не юридична чи податкова консультація.