Списання техніки: хто погоджує, що написати в акті і чому запис має лишитися

Техніка перестає бути корисною задовго до того, як зникає з обліку. Ноутбук зі згорілою платою стоїть у шафі, проєктор замінили, а старий поклали на полицю, телефон загубили в польовому виїзді. Кожне з цього це мале рішення, яке хтось має ухвалити й записати. Коли цього ніхто не робить, реєстр наповнюється речами, яких більше немає, а наступна інвентаризація перетворюється на суперечку про те, що тут узагалі було.

Чому списана річ не має зникати

Природна реакція: видалити зламану річ зі списку. Не робіть цього. Видалений запис не може відповісти на питання, яке поставить аудитор чи донор: що сталося з ноутбуком, купленим два роки тому? Списана річ лишається в реєстрі зі статусом, датою, причиною та іменами людей, які погодили. Вона зникає зі списку того, що у вас є, і лишається в історії того, що було.

Чотири типові причини

• Зламана без ремонту: ремонт коштує більше за саму річ, або запчастини вже не виробляють.
• Застаріла: вона ще працює, але вже не справляється із завданням, або її не можна безпечно оновити.
• Втрачена чи викрадена: річ не знайшли. Це той випадок, що потребує найбільше уваги: у причині має бути описано, що зробили, щоб її знайти, а якщо є підозра на крадіжку, заява до поліції додається до документів.
• Передана: віддана партнерові, іншому офісу чи людині за документом, який це підтверджує.

Хто має погоджувати

Списання це рішення, що прибирає вартість з обліку, тож його не повинна ухвалювати та сама людина, що відповідає за річ. Невеликій організації добре підходить короткий ланцюжок: відповідальна особа підтверджує стан, а одна-дві інші погоджують. Три підписи це практичний максимум: далі списання чекають тижнями, а зламані речі лишаються на полиці.

Що має бути в акті

• дата й номер акта;
• що списується: назва, інвентарний номер, серійний номер, місце;
• стан і причина словами, які зрозуміє стороння людина;
• балансова вартість, якщо ваш облік її веде;
• подальша доля речі: передано, перенесено, продано чи утилізовано;
• імена, посади та підписи тих, хто погодив.

Зберігайте акт разом із записом про річ. Якщо річ загубили, додайте те, що підтверджує пошуки: повідомлення, перелік перевірених кімнат, довідку.

Списання, що випливають з інвентаризації

Більшість списань не плануються, а виявляються: інвентаризація знаходить, що бракує трьох зарядок і ноутбука. Звіт сам нічого не змінює в реєстрі. Кожна розбіжність це рішення: знайшли пізніше, виправили місце, зареєстрували як нове або списали з причиною. Дивіться як провести інвентаризацію.

Помилки, через які списання нічого не варте

• Причина, що нічого не каже. «Зламано» нічого не пояснює читачеві. «Екран тріснув після падіння 3 березня, ремонт коштує більше за річ» можна перевірити.
• Погодження постфактум. Якщо річ уже на смітнику, коли збирають підписи, погодження стає формальністю, і аудитор це побачить.
• Один підпис на все. Якщо та сама людина повідомляє про втрату, оцінює її й підписує, акт нічого не доводить.
• Жодних висновків після втрати. Втрачена річ, яку списали й більше не згадали, це ризик, який підшили до справи замість того, щоб вирішити. Запишіть, що зміниться, щоб це не повторилося.

Що кажуть правила

Облік основних засобів і малоцінних предметів визначається обліковою політикою вашої організації та правилами, які до неї застосовуються. Від цього залежить, чи списує річ комісія і яку форму використовують. Спитайте бухгалтера, яка форма прийнята у вас, і користуйтеся тією самою щоразу.

Як це виглядає в Depot 17

У модулі майна списання починається із запиту, який іде людям, яких ви обрали погоджувачами, від однієї до трьох. Саме списання фіксує спосіб (передано, перенесено, продано чи утилізовано) і причину, а кожна організація сама вирішує, чи користується друкованим актом зі скан-копією підписаного примірника, чи зберігає лише спосіб і причину. Річ лишається в реєстрі з історією. Дивіться що вміє модуль майна.

Стаття - практичний огляд, а не юридична чи податкова консультація. Форма акта списання і порядок погодження залежать від облікової політики вашої організації.