Реєстр договорів, який нагадає про строки заздалегідь
Оренда, страхування, послуги: кожен договір в одному списку зі сканом, умовами продовження і строком повідомлення. Лист на пошту приходить за 60 і за 10 днів до дати, коли ще можна діяти.
Як договори вислизають
Дата в голові однієї людини
Коли закінчується оренда, пам’ятає один колега. Він у відпустці або вже звільнився, і договір продовжився ще на рік на старих умовах.
Автопролонгація зі строком повідомлення
Договір продовжується сам, якщо не попередити за 90 днів. Дату закінчення пам’ятають усі, дату повідомлення не пам’ятає ніхто.
Скан десь у пошті
Щоб відповісти на питання «до якого числа орендуємо склад», треба шукати старий лист або йти в архів.
Як це працює
Внесіть договори один раз, далі реєстр стежить сам.
Внесіть або імпортуйте
По одному або всі одразу з шаблону Excel: тип, контрагент, номер, дати, сума і періодичність оплати, зі сканом у вкладенні.
Вкажіть умову продовження
Строковий, з автопролонгацією або безстроковий. Для автопролонгації вкажіть строк повідомлення, і відлік іде до дня, коли треба попередити, а не до кінця договору.
Отримуйте нагадування
Перший лист за 60 днів, останнє попередження за 10 днів. Лист отримує відповідальний за договір і головні адміністратори.
Усе одним списком
Кольори показують, що скоро закінчується, а що вже закінчилося. Договори згруповані: авто, приміщення, інше.
Страхування авто оновлюється само
Прив’яжіть договір страхування до авто, і картка авто бере дату страхування з договору. Продовжили договір, і в авто вже нова дата.
Перегляд для директора
Головний адміністратор може надіслати директору посилання на договори з близькими строками, майно й підсумки автопарку. Через нього нічого не змінити, видно, скільки разів його відкривали, і відкликати його може лише головний адміністратор.
Усе вивантажується в Excel
Головний адміністратор будь-коли завантажує всю організацію одним файлом Excel: договори, майно, акти, склад та їхню історію.
Статті на цю тему
Дати в договорах, що коштують грошей: строки повідомлення, автопролонгація та страхування авто
Чому кінцева дата це не та дата, що має значення, як автопролонгація ловить організації і як вести реєстр договорів, що попередить вчасно.
Читати →Перегляд для директора лише для читання: картина без ще одного акаунта
Що директору справді треба бачити про автопарк, договори та техніку, чому посилання краще за ще один акаунт і як ділитися ним безпечно.
Читати →Скільки коштує
Реєстр договорів входить у будь-який платний тариф Depot 17: облік автопарку за €8 за авто на місяць або модуль майна і складу від €19 на місяць.
Усі модулі безкоштовно 30 днів. Без картки.
Зареєструвати організацію